แม้ว่าในปัจจุบัน หลายองค์กรจะเริ่มให้พนักงานกลับมาทำงานที่ออฟฟิศในบางส่วนหรือทั้งหมด การประชุม พบปะ แบบ Face-to-Face จะเริ่มทยอยกลับมา แต่ทักษะการ Work from Home (WFH) หรือการทำงานจากทางไกลให้มีประสิทธิภาพ จะยังคงเป็นสิ่งจำเป็นในโลกยุคนี้ที่พรมแดนธุรกิจได้ขยายขอบเขตไปทั่วโลก
และธุรกิจจำเป็นต้องมีความยืดหยุ่นคล่องตัวและมีขีดความสามารถในการติดต่อ ประสานงาน และทำงานได้จากทุกที่ ทุกเวลา และทุกสถานการณ์ เพราะเราคงจะต้องอยู่กับโลกที่มีความไม่แน่นอน และปรวนแปรสูงนี้ต่อไปอีกระยะเวลาหนึ่ง
ในเดือนที่แล้วเราได้เขียนถึง
3 เทคนิคการนำทีมงานจากทางไกล เพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วม ความร่วมมือ และขวัญ กำลังใจของทีมงาน อันประกอบด้วย
1.พูดคุยกันอย่างเปิดอก ถึงประโยชน์และความท้าทายของ WFH 2.แต่งตั้งผู้อำนวยการประชุม และ 3.ใช้เครื่องมือเพื่อสื่อสารและสร้างความคาดหมายที่เกื้อหนุนการทำงานร่วมกัน
ในบทความนี้เราจะมาต่อกันใน 5 เทคนิคที่เหลือ ดังนี้
4.ส่งเสริมการแบ่งปันข้อมูลข่าวสาร
ในการทำงานแบบ Face-to-Face การรับทราบข่าวสารต่างๆ อาจเกิดขึ้นตามธรรมชาติ เช่น หลังจากการประชุมแล้ว หัวหน้าของคุณอาจจะแบ่งปันสิ่งที่เขาได้รับทราบมาให้กับทีมงานในระหว่างที่เดินผ่านโต๊ะหรือแผนกต่างๆ หรือเพื่อนร่วมงานอาจจะแอบได้ยินว่าคุณเพิ่งจะได้รับสายจากลูกค้าที่โทรมาต่อว่า ฯลฯ
ขณะที่การทำงานทางไกลนั้นข้อมูลข่าวสารเหล่านี้จะไม่สามารถไหลเวียนไปได้ตามธรรมชาติเลย จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ทีมงานจะต้องมีความแข็งขันในการแบ่งปันข้อมูล ข่าวสารให้กันและกัน โดยใช้ประโยชน์จากเครื่องมือทำงานร่วมกันออนไลน์ต่างๆ โดยการสรุปและโพสต์ข่าวสารหรือเรื่องราวที่น่าสนใจให้ทราบโดยทั่วกันอยู่เสมอ
5.จับคู่ทีมงาน
งานวิจัยของ Gallop พบว่าการมีเพื่อนดีๆ ในที่ทำงานเป็นหนึ่งในตัวชี้วัดสำคัญของผลิตภาพและการมีส่วนร่วมของคนในองค์กร เพราะสัมพันธภาพระหว่างบุคคลเป็นสิ่งที่ช่วยเติมพลัง และทำให้แต่วันในการทำงานของเราไม่น่าเบื่อ
ดังนั้นเพื่อส่งเสริมความเชื่อมโยงกันระหว่างบุคคลในการทำงานทางไกล องค์กรอาจจัดให้มีการจับคู่บัดดี้ในระหว่างพนักงาน โดยพิจารณาจากโอกาสในการส่งเสริมหรือเกื้อหนุนกันและกันของบุคคลทั้งสอง เช่น อาจให้พนักงานขายอาวุโสจับคู่กับพนักงานขายคนใหม่ที่เพิ่งเข้ามาร่วมงาน หรือจะเป็นการจับคู่กันเองในทีมงานเพื่อให้เป็นพี่เลี้ยงกันและกัน หรืออย่างน้อยได้มีคู่ชิทแชทกันออนไลน์ โดยอาจให้มีการหมุนเวียนเปลี่ยนคู่กันทุกๆ ไตรมาสเพื่อขยายความสัมพันธ์ให้เชื่อมโยงกันทั่วทั้งองค์กร
ไม่ควรทึกทักเอาเองว่าจะมีใครที่สามารถอยู่โดยลำพัง หรือไม่สามารถคบหากับใครได้ เพราะมันจะยิ่งทำทำให้คนคนนั้นถูกกันให้อยู่โดดเดี่ยวโดยลำพังมากขึ้น
6.ส่งเสริมการให้ฟีดแบค
ในการทำงานที่ออฟฟิศตามปกติ เราอาจจะได้รับฟีดแบคที่เกิดขึ้นในทันที จากผู้ร่วมประชุมที่อยู่ในห้องเดียวกัน หรือสามารถชั่งการตัดสินใจจากปฏิกิริยาที่ได้รับจากคนอื่นๆ ขณะที่ในสภาพแวดล้อมของการทำงานจากทางไกลนั้น เราอาจไม่มีโอกาสได้รับฟีดแบคเหล่านี้ นอกจากนี้การอธิบายเรื่องราวต่างๆ ผ่านทางโทรศัพท์หรือช่องทางออนไลน์ก็ไม่สามารถทำได้สมบูรณ์แบบเหมือนกับการพบปะกันตัวเป็นๆ เพราะขาดภาษากายหรือเครื่องมือการสื่อความอื่นๆ
ดังนั้นจึงควรมีการสร้างวัฒนธรรมการให้ฟีดแบคระหว่างกันให้เกิดขึ้น เพื่อให้เมื่อใดก็ตามที่ใครมีความคิดดีๆ เกี่ยวกับเรื่องอะไรที่อาจเป็นประโยชน์ ได้แบ่งปันความคิดนั้นออกไปสู่บุคคลอื่นที่อาจจะทำงานอยู่ต่างทีม ต่างสถานที่กัน
7.วางแผนการเฉลิมฉลองกับความสำเร็จ ที่รวมถึงสมาชิกที่ทำงานจากทางไกล
ในการทำงานที่ออฟฟิศยามปกติ เมื่อมีใครทำงานอะไรประสบผลสำเร็จ พวกเขาอาจได้รับการแตะมือ ปรบมือ หรือแม้กระทั่งชนแก้วแสดงความยินดี แต่ในการทำงานแบบรีโมทนั้นพวกเขาอาจได้รับแค่คำชื่นชมในแชท หรือระหว่างการประชุมวิดีโอคอนฯ ไม่กี่คำ ซึ่งเมื่อระยะเวลาผ่านไป ความไม่เท่าเทียมนี้อาจสร้างความรู้สึกที่ทำให้ทีมงานมีความกระตือรือร้นในการทำงานลดน้อยลง
หากทีมงานของคุณมีความคิดสร้างสรรค์ เราอาจให้พวกเขาช่วยกันคิดหาไอเดียในการ
ชื่นชมความสำเร็จผ่านระยะทางไกล เข่นอาจให้มีการแข่งขัน หรือโหวตแนวความคิดที่ดีๆ หรือแหวกแนว และเมื่อมีโอกาสได้กลับไปทำงานที่ออฟฟิศ ผู้จัดการหรือเจ้านายที่ชาญฉลาดควรจะทำการเฉลิมฉลอง หรือแสดงความยินดีกับความสำเร็จที่ทีมงานได้ทำไปใหม่อีกครั้ง
8.ตั้งตัวเตือนในปฏิทินเพื่อประเมินวัฒนธรรมการทำงานจากทางไกล
ตั้งตัวเตือนในปฏิทินเพื่อประเมินวัฒนธรรมการทำงานจากทางไกลเป็นประจำ เช่น ทุกไตรมาส และผนวกไว้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการประเมินผลงานที่ต้องทำเป็นประจำ
ให้ความสำคัญกับการเปลี่ยนแปลง เช่น หากมีพนักงานคนใดคนหนึ่งลาออกไป บัดดี้ออนไลน์ของเขาจะขาดคู่หูไปหรือไม่ หรือมีสมาชิกคนใดที่เริ่มไม่ค่อยอัปเดตสถานะออนไลน์ของตัวเอง หรือมีเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่ใช้ในการประชุมออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพดีขึ้น ฯลฯ โดยอาจทำเป็นเช็คลิสท์ไว้ตามรูปแบบการทำงานของทีมงานทางไกล
การทำให้ทีมงานที่ทำงานร่วมกันจากระยะทางไกลมีความรู้สึกว่าพวกเขายังได้รับความไว้วางใจ และความใส่ใจที่พวกเขาสมควรจะได้รับ จะทำให้พวกเขาสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพ อันจะส่งผลต่อประสิทธิภาพ ขีดความสามารถ และความอยู่รอดขององค์กรด้วยเช่นกัน
บทความโดย ทีมงาน PacRim Group (ปรับปรุงและเรียบเรียงจาก “Help Your Team Thrive in Age of Remote Work: 8 Tips to boost engagement, collaboration & Morale โดย Leena Rinne, Vice President, Consultants, FranklinCovey) หากผู้อ่านท่านใดอยากได้ต้นฉบับเต็มหรือข้อมูลอื่นๆ เพิ่มเติมสามารถติดต่อเราได้ที่ info@pacrimgroup.com
อ่านตอนแรกได้ที่:
Leading from Home: เปิด 8 เทคนิคการนำทีมในยุค Work from Home (ตอนที่ 1)
