Work from Home ที่หมายถึงการทำงานจากบ้าน หรือจากระยะทางไกล ได้กลายเป็นสิ่งที่องค์กรต่างๆ ทั้งที่ “พร้อมมากกว่า” และ “พร้อมน้อยกว่า” จำเป็นต้องนำมาใช้ปฏิบัติในช่วงที่มีการระบาดของไวรัสโควิด-19 ในปีที่ผ่านมาและปัจจุบัน
ขณะที่ WFH ได้เป็นแรงขับเคลื่อนให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกหลายด้าน เช่น การบริหารและวัดผลงานโดยเน้นที่ผลลัพธ์หรือเป้าหมายเป็นหลัก (Resulted-oriented, Performance-based) การพัฒนา Agile Teams การลด Layers ลำดับชั้นและขั้นตอนการบริหาร และกระจายอำนาจการบริหารจากส่วนกลางและให้อำนาจการตัดสินใจไปสู่บุคลากรที่อยู่ด่านหน้า ผู้ที่มีความใกล้ชิดกับตลาดและลูกค้าหรือการปฏิบัติการในพื้นที่ต่างๆ มากขึ้น (Frontlines)
การนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ที่ทำให้องค์กรมีความยืดหยุ่น คล่องตัวและพร้อมรับมือกับกระแสโลกาภิวัตน์ และการทำธุรกิจโดยไร้พรมแดน การพัฒนาช่องทางขายออนไลน์ และการเข้าถึงตรงสู่ผู้บริโภค ฯลฯ
อย่างไรก็ตามในอีกด้านหนึ่ง WFH ยังเป็นความท้าทายขององค์กรส่วนใหญ่ เนื่องจากความสำเร็จขององค์กรไม่ได้มาจากการมีบุคลากรที่มีความสามารถแต่เพียงลำพังตัวเองเท่านั้น
แต่ยังมาจากการมีทีมงานที่มีความสามารถ ทุ่มเท และสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งนอกจากระบบเทคโนโลยีที่เกื้อหนุนแล้ว สภาพแวดล้อม วัฒนธรรมองค์กรและผู้นำในองค์กรที่เข้าใจและสามารถปรับวิธีการนำทีมงานให้เข้ากับโลกยุค WFH ก็เป็นปัจจัยที่สำคัญอย่างยิ่ง
จากประสบการณ์ของ FranklinCovey และ PacRim ที่ได้ทำงานอย่างใกล้ชิดกับลูกค้าชั้นนำในประเทศไทยและอีกกว่า 150 ประเทศทั่วโลก เราได้รวบรวมเทคนิค เคล็ดลับในการนำทีมงานให้สัมฤทธิผลในยุค WFH รวม 8 ข้อดังนี้
1.พูดคุยกันอย่างเปิดอก ถึงประโยชน์และความท้าทายของ WFH
จงอย่ามโนไปเองว่าทุกคนในทีมงานจะเข้าใจถึงผลกระทบต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานในรูปแบบ WFH ไปเสียทั้งหมด การจัดเวทีพูดคุยเพื่อให้ทีมงานได้ถกกันถึงความท้าทายของการทำงานร่วมกันในระยะไกล ทางออกในการแก้ไขปัญหา หรือวิธีที่จะทำให้การประสานงานหรือการทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงข้อดีของการทำงานในรูปแบบนี้ จะช่วยให้ทีมงานมีความเข้าอกเข้าใจกันและกัน และร่วมมือช่วยเหลือกันมากขึ้น
โดยอาจจะจัดขึ้นได้ทันที จัดตามวาระ (เช่น ในรูปแบบของ การทำ “VDO Lunch” ทุกไตรมาส) หรือถือโอกาสจัดขึ้นเมื่อมีสมาชิกใหม่เข้าร่วม
2.แต่งตั้งผู้อำนวยการประชุม การประชุมทางไกลด้วย Zoom หรือโปรแกรมอื่นๆ มักจะประสบปัญหาข้อขัดข้องทางเทคนิคต่างๆ ที่อาจทำให้การประชุมไม่มีประสิทธิภาพ จึงควรมีการมอบหมายบุคคลให้เป็นผู้อำนวยการประชุมโดยให้ความสำคัญกับประเด็นสำคัญดังนี้ -การจัดเตรียมและทดสอบระบบก่อนการประชุม และแก้ไขปัญหาทางเทคนิคต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น เช่น การเตือนให้ผู้ร่วมประชุมปิดไมโครโฟนเมื่อมีการแสดงความคิดเห็นจากผู้ร่วมประชุมท่านอื่น -คอยช่วยอธิบายหรือบรรยายให้ผู้ร่วมประชุมทุกคนได้ทราบหรือเห็นภาพสิ่งที่กำลังเกิดขึ้นในระหว่างการประชุม เช่น บอกว่า “คุณโรสกำลังพยักหน้าเห็นด้วยกับข้อตกลงนี้” หรือ “คุณชาติกำลังวาดตารางขนาด 2x2 บน White Board” จะทำให้ผู้ร่วมประชุมทุกคนสามารถติดตามการประชุมได้อย่างต่อเนื่อง -คอยป้อนคำถามเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีส่วนร่วม และไม่มีใครผูกขาดการประชุม -กำหนดกฎ กติกา มารยาท และบอกให้ทุกคนทราบว่าเราต้องการให้ทุกคนมีส่วนในการแสดงความคิดเห็น รวมทั้งการแชทและการใช้ไอคอนต่างๆ -การใช้กล้อง สร้างวัฒนธรรมการประชุมแบบเปิดกล้อง เพื่อส่งเสริมปฏิสัมพันธ์และช่วยให้ผู้ร่วมประชุมเห็นปฏิกิริยาของผู้ร่วมประชุมคนอื่นๆ3.ใช้เครื่องมือเพื่อสื่อสารและสร้างความคาดหมายที่เกื้อหนุนการทำงานร่วมกันจากระยะทางไกล
ในการทำงานร่วมกันจากระยะทางไกล เราไม่อาจมองเห็นได้ว่าผู้ร่วมทีมของเรากำลังอยู่ที่โต๊ะทำงานของเขาหรือไม่ หรือว่าหัวหน้าของเรากำลังอยู่ในการประชุมที่ไม่ควรเข้าไปขัดจังหวะอีกหนึ่งชั่วโมง
แต่การที่ทีมงานต้องใช้เวลารอคอยคำตอบ หรือลังเลใจที่จะติดต่อเพื่อนร่วมทีมหรือเจ้านาย ย่อมหมายถึงระยะเวลาที่สูญเสียไปกับงานหรือโครงการที่จะต้องทำให้สำเร็จตามเป้าหมาย
ดังนั้นเพื่อให้การทำงานร่วมกันจากระยะทางไกลมีประสิทธิภาพ เราควรใช้เครื่องมือเพื่อสื่อสารและสร้างความคาดหมายที่เกื้อหนุนการทำงานร่วมกัน อาทิ
-การแบ่งปันปฏิทินและอัปเดตสถานะของเราให้ทีมงานทุกคนทราบอย่างต่อเนื่องจะช่วยส่งเสริมบรรยากาศการทำงานที่โปร่งใสและเข้าถึงได้ และการมีส่วนร่วมของทีมงานทุกคน ซึ่งทุกคนควรมีการแบ่งปันปฏิทิน และกำหนดมาตรฐานในการจับจองช่วงเวลาสำหรับการทำโปรเจกต์และการประชุมร่วมกัน
-กำหนดมาตรฐานในการแสดงสถานะทางออนไลน์ เช่น available, lunch, BRB (be right back), on a call, travel หรืออื่นๆ ตามตกลง โดยหลีกเลี่ยงการแสดงสถานะ invisible
-ย้ำให้ทีมงานเห็นความสำคัญของการปฏิบัติตาม กฎ กติกา มารยาทที่วางไว้ รวมทั้งคอยให้คำแนะนำอย่างสม่ำเสมอ
ในวันจันทร์แรกของเดือน มี.ค. ที่ ForbesThailand.com เราจะมาต่อกันในเคล็ดลับที่เหลืออีก 5 ข้อ เพื่อการนำทีมให้สำเร็จในยุค WFH
บทความโดย ทีมงาน PacRim Group (ปรับปรุงและเรียบเรียงจาก “Help Your Team Thrive in Age of Remote Work: 8 Tips to boost engagement, collaboration & Morale โดย Leena Rinne, Vice President, Consultants, FranklinCovey) หากผู้อ่านท่านใดอยากได้ต้นฉบับเต็มหรือข้อมูลใดๆ เพิ่มเติมสามารถติดต่อเราได้ที่ info@pacrimgroup.com