<h2>เมื่อพูดถึงงาน PMO หรือ Project Management Office ซึ่งเป็นหน่วยงานบริหารจัดการโครงการต่างๆ กับ Squid Game ซีรีส์แนว Survival ชื่อดังทาง Netflix ที่กลายเป็นไวรัลทั่วโลกก่อนหน้านี้ ดูเป็นสองสิ่งที่ไม่น่าจะเกี่ยวข้องกันได้ </h2>
สำหรับเนื้อเรื่องย่อของ Squid Game คือการนำกลุ่มคน 456 คนที่มีหนี้สินมหาศาลมาเล่นเกมสมัยเด็กทั้งหมด 6 เกม เพื่อเอาชีวิตรอดและกลายเป็นผู้ชนะคว้าเงินรางวัลจำนวนมากถึง 45.6 ล้านวอน หรือราว 1,300 ล้านบาทกลับบ้านไป ซึ่งในหลายตอนของเรื่องสามารถสอดแทรกบทเรียนที่สามารถนำไปปรับใช้กับการบริหารจัดการโครงการได้อย่างน่าสนใจ 

หนึ่งในตอนที่สะท้อนบทบาทและการทำงานของ PMO ออกมาได้ดีที่สุดคือตอนเกมแข่งชักเย่อ หรือ “Stick to the Team” ที่แบ่งกลุ่มคนออกเป็น 2 ทีม โดยกติกาการแข่งขันยังคงเป็นแบบเดียวกับที่เราคุ้นเคยกันดีคือทีมที่ดึงเชือกไปที่ฝั่งตัวเองได้ก่อนจะเป็นฝ่ายชนะไป แต่ด้วยความเป็น Squid Game ทีมชนะไม่ใช่แค่ผ่านเข้ารอบต่อไป แต่ยังได้ต่อลมหายใจตัวเองและเอาชีวิตรอดไปได้อีกครั้งก่อนจบเกม 

เมื่อมีชีวิตเป็นเดิมพัน จึงไม่แปลกที่ทุกคนอยากอยู่ในทีมที่แข็งแกร่งที่สุด และอยากได้ผู้ชายแรงเยอะมาร่วมทีม เพราะเชื่อว่าพละกำลังคือตัวตัดสินชัยชนะ แต่สุดท้ายแล้วผลลัพธ์ก็ไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป 

บทเรียนที่ 1: ประสบการณ์สร้างกลยุทธ์

แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกทีมจะเต็มไปด้วยผู้ชายแข็งแกร่งแรงเยอะ เพราะกลุ่มคนที่เข้ามาร่วม Squid Game มีหลากหลาย ทั้งผู้ชาย ผู้หญิง และคนสูงวัย ดังนั้นสิ่งที่เกิดขึ้นหลังการตั้งทีมคือมีทั้งทีมที่ได้เปรียบอย่างเห็นได้ชัด และทีมที่ดูด้อยกว่าทีมอื่นๆ เพราะไม่มีใครอยากให้เข้าร่วมทีมด้วย

คำถามคือ ทีมไหนผู้ชายเยอะกว่าจะคว้าชัยชนะใช่หรือไม่ คำตอบคือไม่ใช่เสมอไป เห็นได้จากทีมของตัวเอกที่พลิกความคาดหมายเอาชนะทีมที่มีผู้ชายเยอะกว่าไปได้อย่างไม่น่าเชื่อ ทั้งๆ ที่ในทีมมีทั้งคนสูงวัยและผู้หญิง แต่อีกทีมเป็นทีมชายล้วน

ขณะที่ทั้งทีมกำลังตื่นตระหนกและขาดความมั่นใจตอนเดินเข้าไป ณ จุดแข่งขัน คุณลุงในทีมผู้มากประสบการณ์ในการเล่นและแข่งขันชักเย่อก็บอกกับลูกทีมว่าอย่ากังวลไป ให้ทำตามแผนและทริคในการเอาชนะ

สมาชิกในทีมหลายคนก็ยังไม่เชื่อมั่นในกลยุทธ์ของคุณลุง แต่ในที่สุดทีมตัดสินใจที่จะลองลงมือทำเพราะไม่มีอะไรจะเสีย ด้วยประสบการณ์และกลยุทธ์ของการเล่น เช่น ยืนตั้งรับใน 10 วินาทีแรก นั้นช่วยให้ทีมของตัวเอกได้เปรียบในช่วงแรกของการแข่งขันอย่างที่ไม่มีใครคาดคิด

เมื่อเปรียบกับบทบาทของ PMO ที่ต้องนำ “ประสบการณ์” จริงที่ได้จากการลงสนามการบริหารจัดการโครงการต่างๆ ที่มีขนาดโครงการ ความซับซ้อน ข้อจำกัดด้านทรัพยากร (Resource) ที่แตกต่างและหลากหลาย ผนวกกับการนำหลักการในการบริหารจัดการโครงการชั้นนำ (Best Practices) มาปรับใช้และวางเป็น “กลุยทธ์” สำหรับการบริหารจัดการโครงการที่ดีและเหมาะสมสำหรับโครงการนั้นๆ ย่อมทำให้เราสามารถลดความเสี่ยงและเพิ่มโอกาสที่จะสามารถขับเคลื่อนโครงการเป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้

บทเรียนที่ 2: Project Organization ดี มีแต่ได้เปรียบ 

อีกสิ่งสำคัญที่ส่งผลต่อความสำเร็จของทีม คือบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละคนในทีม โดยใน Squid Game จะเห็นได้ว่าหลายทีมไม่ได้พูดคุยกันว่าใครควรยืนตรงไหน แต่พอไปถึงจุดแข่งขันต่างคนต่างเข้าไปยืนตามใจชอบ

ขณะที่ทีมตัวเอกเมื่อมีการฺอธิบายกลยุทธ์ที่จะใช้ในการแข่งขัน ก็มีการกำหนดตำแหน่งหน้าที่และวิธีการเล่นที่ชัดเจนว่าใครควรยืนข้างหน้าสุด ใครยืนอยู่ตรงกลาง และใครควรยืนปิดท้าย

ไปจนถึงการสอนคนในทีมว่าควรยืน วางเท้า แบบไหน หรือจับเชือกแบบไหนเพื่อให้ออกแรงดึงเชือกให้ได้มากที่สุด ซึ่งผลของการจัดวางตำแหน่งที่เหมาะสมและอธิบายเทคนิควิธีการเล่นของแต่ละคนช่วยให้ทีมตัวเอกสามารถรับมือทีมคู่แข่งได้อย่างไม่น่าเชื่อ

หากเทียบกับงาน PMO แล้ว การกำหนดโครงสร้างคณะทำงาน (Project Organization Structure) ที่เหมาะสม และอธิบายบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบ (Role and Responsibility) ให้คณะทำงานแต่ละคนมีความเข้าใจก่อนจะลงสนามไปทำโครงการจริง คนที่ยืนหน้าสุดเป็นตำแหน่งที่สำคัญมากเปรียบได้กับ Project Manager ที่ต้องเป็นผู้นำ ตัดสินใจ ที่สำคัญคือ การสร้างความเชื่อมั่นและกำลังใจให้ทีมงานทำตามแนวทางที่วางไว้ ซึ่งมีผลกับการแข่งขันมาก

โดยมีทีมงานที่ยืนอยู่ตรงกลางเปรียบได้กับ Project Management Office ที่เข้าไปช่วยประสานงานและสื่อสารกระบวนการทำงานต่างๆ ทั้งภายในทีมและลูกค้า ให้เกิดความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ รวมถึงสามารถนำคำแนะนำของ Project Advisor ที่ปรึกษาของโครงการที่ยืนประจำการอยู่ตำแหน่งหลังสุด มาปรับใช้ในการบริหารจัดการโครงการให้มีประสิทธิภาพ 

บทเรียนที่ 3: พร้อมรับทุกปัญหาและกล้าตัดสินใจ

เมื่อเกมชักเย่อดำเนินไปถึงช่วงกลางการแข่งขัน กลับเกิดเหตุไม่คาดคิดขึ้น เมื่อทีมคู่แข่งฮึดสู้จนเกือบดึงธงไปฝั่งตัวเองสำเร็จ ทำให้ทีมตัวเอกต้องหาทางพลิกสถานการณ์อย่างเร่งด่วนให้สามารถกลับมาได้เปรียบอีกครั้ง

ด้วยการตัดสินใจทำนอกแนวทางที่วางไว้ เพื่อสร้างความปั่นป่วนให้คู่แข่ง ซึ่งแม้ว่าตอนแรกมีสมาชิกในทีมบางคนไม่เห็นด้วยและไม่ยอมทำตาม แต่สุดท้ายเมื่อสถานการณ์คับขัน ทั้งทีมจึงตัดสินใจทำตามลองที่จะทำตามแนวทางใหม่จนสามารถชนะไปได้ในที่สุด 

เหตุไม่คาดฝันที่เกิดขึ้นกับทีมตัวเอกใน Squid Game สะท้อนสถานการณ์การทำงานจริงของ PMO ออกมาได้เป็นอย่างดี เพราะบทบาทหลักของ PMO คือการตั้งรับและพร้อมแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการ ถึงแม้ว่าทีมงานจะมีการเตรียมตัวมาอย่างดี ทั้งการวางกลยุทธ์ แนวทาง การจัดสรรทีมงานให้เหมาะสมกับหน้าที่ความรับผิดชอบแล้วก็ตามสถานการณ์เหนือความคาดหมายสามารถเกิดขึ้นได้เสมอ  

PMO จึงต้องเตรียมพร้อมรับมือกับปัญหาอยู่ตลอดเวลา ต้องคิดว่าถ้าเจอโจทย์และความท้าทายใหม่อย่างไม่คาดคิดจะหาทางแก้ปัญหาอย่างไร ด้วย Growth Mindset และกล้าตัดสินใจลองที่จะใช้แนวทางใหม่ที่มีการนำเสนอ แม้จะแก้ปัญหานั้นได้หรือไม่  PMO ก็ยังคงมีบทบาทสำคัญในการคิดและแก้ไขปัญหาให้เร็วรวมถึงลดผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับโครงการให้ได้มากที่สุด

<img class="alignnone size-large wp-image-56292" src="https://forbesthailand.com/wp-content/uploads/2021/12/ทิติยาพร-สุเมธารัตน์_1204-620x1024.jpg" alt="" width="620" height="1024" />

อย่างไรก็ตาม การบริหารโครงการให้ราบรื่นและประสบความสำเร็จในท้ายที่สุดจะเกิดขึ้นไม่ได้หากปราศจากทีมงานที่มีความเหมาะสม และความมุ่งมั่น โดยทีม Strategic Project Management Office นับว่ามีบทบาทสำคัญทั้งในแง่การดูแลภาพรวมการดำเนินงานของทั้งโครงการ ที่ต้องเข้าใจความคาดหวังของลูกค้า 

กำหนดกลยุทธ์และแนวทางการบริหารจัดการโครงการเหมาะสม  จัดสรรคนให้เหมาะกับงาน แบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจน ใช้ความรู้ความเชี่ยวชาญในการวางแผนและการสื่อสาร ห้รวมถึงการจัดการคปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการ  และที่มากไปกว่านั้นคือต้องบริหารจัดการทีมได้ สร้างความให้เกิดความเชื่อมั่น การทำงานเป็นทีมเวิร์กตลอดระยะเวลาที่ลงสนามจริงในโครงการ

<img class="alignnone wp-image-56286 size-thumbnail" src="https://forbesthailand.com/wp-content/uploads/2021/12/ทิติยาพร-สุเมธารัตน์_1201-150x150.jpg" alt="" width="150" height="150" />
บทความโดย
ทิติยาพร สุเมธารัตน์
Strategy and Management Director
Bluebik Group

<hr />

<a href="https://www.facebook.com/ForbesThailandMagazine/">ไม่พลาดบทความและเรื่องราวน่าสนใจอื่นๆ ติดตามเราได้ที่เฟซบุ๊ก Forbes Thailand Magazine</a>

ถอดบทเรียน PMO (Project Management Office) ผ่าน Squid Game

"PM - PMO" ฟังก์ชันต่างกันแต่จุดมุ่งหมายเดียวกัน

<h2>ในปัจจุบัน การทำ Agile Transformation หรือการปรับรูปแบบการทำงานขององค์กรให้มีความยืดหยุ่นจนสามารถรับมือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วได้กลายเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่งยวดที่หลายองค์กรกำลังเร่งไปให้ถึงเพื่อชิงความได้เปรียบในการแข่งขัน</h2>
รูปแบบการทำงานแบบ Agile ช่วยให้องค์กรเกิดโครงการใหม่ๆ (Initiative) ได้มากขึ้นและเร็วขึ้นเพื่อการเร่งสร้างนวัตกรรมเข้าสู่ตลาด ดังนั้นด้วยรูปแบบการทำงานที่ปรับเปลี่ยนไปตามบริบทของ Agile Transformation อาทิ การบริหารจัดการโครงการใหม่ๆ ขององค์กรก็ต้องเปลี่ยนตามเช่นกัน

ดังนั้น “PMO” หรือ Program Management Office ซึ่งเป็นหน่วยงานในการบริหารโครงการต่างๆ จึงต้องปรับกระบวนท่าเพื่อรับมือความท้าทายต่างๆ และพร้อมที่จะเป็นตัวหลักในการขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ Agile Transformation อย่างมีประสิทธิภาพ

<img class="alignnone size-full wp-image-34697" src="https://forbesthailand.com/wp-content/uploads/2020/09/PMO.jpg" alt="" width="600" height="400" />

เราจึงขอแนะนำ 6 วิธีคิดที่จะทำให้ PMO พาองค์กรไปถึงความสำเร็จสู่กระบวนการAgile Transformation ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1.ปรับความคิดเกี่ยวกับบทบาทของตัวเอง

ผู้ที่ทำหน้าที่ Project Manager ไม่ใช่เป็นเพียงผู้ดูแลโครงการหรือควบคุมงานให้เป็นไปตามแผนการที่กำหนดไว้เท่านั้น แต่ในการกระบวนการ Agile นั้น บทบาทของ PMO จะต้องรวมถึงการดูแลการลงทุนขององค์กร เช่น เงิน หรือทรัพยากร ที่ต้องบริหารจัดการอย่างเหมาะสม เพื่อให้เกิดผลตอบแทนคุ้มค่าที่สุดและสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร หากจะเทียบให้เข้าใจง่ายๆ ก็เหมือนกับผู้จัดการกองทุน ที่มีหน้าที่บริหารพอร์ตลงทุนให้สร้างผลตอบแทนให้ผู้ซื้อกองทุนมากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้นั่นเอง

2.เปิดรับความคิดใหม่ๆ อยู่เสมอ 

กลยุทธ์และวิธีการทำงานที่คุ้นเคยอาจไม่สามารถใช้ได้กับทุกอย่าง ดังนั้น การเปิดรับความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ จึงเป็นสิ่งที่จะช่วยให้เราทะลุทางตันหาทางแก้ปัญหาให้ธุรกิจได้ โดยการเริ่มจากเปิดใจให้กว้างหรือลองคิดในมุมใหม่ๆ เริ่มจากตั้งคำถามกับตัวเองว่า “มีวิธีการอื่นๆ ที่จะช่วยให้ทำงานได้ดีกว่า เร็วกว่า ต้นทุนต่ำกว่า และได้ผลลัพธ์ดีกว่าเดิมอีกหรือเปล่า” รวมถึงเปิดให้คนในทีมได้มีพื้นที่เสนอความคิดใหม่ๆ เกี่ยวกับโครงการ เช่น อาจเปิดช่วงระดมสมองทุกคนมาหาวิธีการที่ไม่เคยทำมาก่อนในการรวบรวมข้อมูล การสื่อสารกับลูกค้า และการเพิ่มความสามารถในการบริหารจัดการโครงการ เป็นต้น

3.เข้าใจโครงการอย่างลึกซึ้ง 

ก่อนจะเปิดตัวธุรกิจใหม่ ต่อยอดหรือแตกไลน์ธุรกิจออกไปสู่ด้านอื่นๆ ข้อมูลที่ถูกต้องคือสิ่งที่ผู้บริหารมองหาเพื่อช่วยในการตัดสินใจ โดย Project Manager ที่เข้าใจโครงการภายใต้ความรับผิดชอบของตัวเองอย่างลึกซึ้ง จะกลายเป็นผู้มีบทบาทสำคัญในเชิงกลยุทธ์ ที่จะสามารถแนะนำองค์กรได้ว่าควรเดินไปในทิศทางใด และช่วยผลักดันให้กลยุทธ์สร้างความเปลี่ยนแปลงให้องค์กรประสบความสำเร็จ

4.สื่อสารกับผู้สนับสนุนโครงการให้มากขึ้น 

ผู้สนับสนุนโครงการ หรือที่เราเรียกกันบ่อยๆว่า “สปอนเซอร์” คือบุคคลหรือกลุ่มบุคคล ที่มีอำนาจในการอนุมัติ ทรัพยากรในการดำเนินงานของโครงการเดินต่อไปได้ ผู้ที่ทำหน้าที่เป็น PMO จึงมักมีความคาดหวังที่ค่อนข้างสูงต่อสปอนเซอร์ในการสนับสนุนโครงการ แต่หลายต่อหลายครั้งที่สปอนเซอร์ไม่สามารถทำได้ตามความคาดหวังของเราเนื่องใจไม่เข้าใจในบทบาทหน้าที่ของเขานัก

ฉะนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับการสนับสนุนจากสปอนเซอร์อย่างเต็มที่ PMO จึงควรจะสื่อสารกับสปอนเซอร์ด้วยความถี่และรูปแบบที่เหมาะสม เพื่อให้สปอนเซอร์รับทราบและทำความเข้าใจ รวมถึงการเตรียมข้อมูลรายละเอียดโครงการเพื่อรองรับการตัดสินใจ รวมทั้งหาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นเพิ่มเติม ในกรณีที่สปอนเซอร์อาจไม่มีความสามารถสนับสนุนให้เกิดการเปลี่ยนแปลงสู่องค์กรได้มากนัก

5.พัฒนาทักษะของตัวเองอยู่เสมอ 

ในยุคปัจจุบันที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วและแข่งขันกันสูงขึ้นกว่าในอดีต องค์กรหลายแห่งจึงคาดหวังให้บุคลากร ซึ่งรวมถึง PMO ด้วยนั้น มีทักษะหลากหลายและพร้อมปฏิบัติงานได้ในทันที ดังนั้น อย่ามัวแต่ดูแลโครงการอย่างเดียวจนลืมพัฒนาทักษะต่างๆ ที่จำเป็น เช่น แนวทางการบริหารงานแบบ Agile รวมถึงเสริมความรู้ใหม่ๆ ไม่ว่าจะเป็นด้าน ธุรกิจ หรือ เทคโนโลยีต่างๆ อยู่เสมอ

6.สร้างความเข้าใจว่า PMO เป็นหน่วยงานระยะยาว

หลายองค์กรมองว่า เมื่อจบโครงการหนึ่ง หน้าที่ของ PMO จะสิ้นสุดลงไปด้วย โดยเฉพาะองค์กรที่ทำโครงการพิเศษแค่เฉพาะช่วงใดช่วงหนึ่ง แต่ความเป็นจริงแล้ว ในการพาองค์กรไปสู่การ Agile นั้น PMO มีหน้าที่ช่วยดูแลการดำเนินงานขององค์กรให้เป็นไปตามกลยุทธ์ในระยะยาวเพื่อสร้างธุรกิจที่ยั่งยืน

ด้วยเหตุนี้ จึงต้องสร้างความเข้าใจกับบุคลากรในองค์กรว่า PMO ไม่ใช่หน่วยงานเฉพาะกิจที่อยู่เพียงช่วงสั้นๆ แต่ควรเพิ่มเข้าไปอยู่ในโครงสร้างองค์กรเหมือนหน่วยธุรกิจอื่นๆ เช่น ฝ่ายกลยุทธ์ ฝ่ายการเงิน หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล

สุดท้ายแล้ว จุดเริ่มของการสร้างความเปลี่ยนแปลงก็อยู่ที่เรื่องพื้นฐานอย่างวิธีคิดนั่นเอง และเมื่อปรับวิธีคิดได้ การปลดล็อกขีดจำกัดของธุรกิจในการไปสู่การAgile Transformation ก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

<img class="alignnone size-full wp-image-34694" src="https://forbesthailand.com/wp-content/uploads/2020/09/2020_08_28_PMO_for_Forbes-01-01.jpg" alt="" width="600" height="1059" />

<img class="alignnone wp-image-33338 size-thumbnail" src="https://forbesthailand.com/wp-content/uploads/2020/08/ฉันทชา-สุวรรณจิตร์-150x150.jpg" alt="" width="150" height="150" />
ฉันทชา สุวรรณจิตร์
ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการ Chief Operation Officer (COO)
บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด (Bluebik)

<article id="post-34018" class="post-34018 post type-post status-publish format-standard has-post-thumbnail hentry category-marketing category-news tag-891 tag-11994 tag-11992 tag-1970 tag-11993">
<div class="body-content post-content-wrap post-detail">
<div>

<hr />

ไม่พลาดบทความด้านกลยุทธ์องค์กรและธุรกิจ ติดตามเราได้ที่ <a href="https://www.facebook.com/ForbesThailandMagazine/">เพจเฟซบุ๊ก Forbes Thailand Magazine</a>

</div>
</div>
</article>

News

Forbes lists

World

Leaderboard

Commentaries

Forbes life

Events