ในปัจจุบัน การทำ Agile Transformation หรือการปรับรูปแบบการทำงานขององค์กรให้มีความยืดหยุ่นจนสามารถรับมือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วได้กลายเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่งยวดที่หลายองค์กรกำลังเร่งไปให้ถึงเพื่อชิงความได้เปรียบในการแข่งขัน
รูปแบบการทำงานแบบ Agile ช่วยให้องค์กรเกิดโครงการใหม่ๆ (Initiative) ได้มากขึ้นและเร็วขึ้นเพื่อการเร่งสร้างนวัตกรรมเข้าสู่ตลาด ดังนั้นด้วยรูปแบบการทำงานที่ปรับเปลี่ยนไปตามบริบทของ Agile Transformation อาทิ การบริหารจัดการโครงการใหม่ๆ ขององค์กรก็ต้องเปลี่ยนตามเช่นกัน ดังนั้น “PMO” หรือ Program Management Office ซึ่งเป็นหน่วยงานในการบริหารโครงการต่างๆ จึงต้องปรับกระบวนท่าเพื่อรับมือความท้าทายต่างๆ และพร้อมที่จะเป็นตัวหลักในการขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ Agile Transformation อย่างมีประสิทธิภาพ
เราจึงขอแนะนำ 6 วิธีคิดที่จะทำให้ PMO พาองค์กรไปถึงความสำเร็จสู่กระบวนการAgile Transformation ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
1.ปรับความคิดเกี่ยวกับบทบาทของตัวเอง
ผู้ที่ทำหน้าที่ Project Manager ไม่ใช่เป็นเพียงผู้ดูแลโครงการหรือควบคุมงานให้เป็นไปตามแผนการที่กำหนดไว้เท่านั้น แต่ในการกระบวนการ Agile นั้น บทบาทของ PMO จะต้องรวมถึงการดูแลการลงทุนขององค์กร เช่น เงิน หรือทรัพยากร ที่ต้องบริหารจัดการอย่างเหมาะสม เพื่อให้เกิดผลตอบแทนคุ้มค่าที่สุดและสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร หากจะเทียบให้เข้าใจง่ายๆ ก็เหมือนกับผู้จัดการกองทุน ที่มีหน้าที่บริหารพอร์ตลงทุนให้สร้างผลตอบแทนให้ผู้ซื้อกองทุนมากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้นั่นเอง
2.เปิดรับความคิดใหม่ๆ อยู่เสมอ
กลยุทธ์และวิธีการทำงานที่คุ้นเคยอาจไม่สามารถใช้ได้กับทุกอย่าง ดังนั้น การเปิดรับความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ จึงเป็นสิ่งที่จะช่วยให้เราทะลุทางตันหาทางแก้ปัญหาให้ธุรกิจได้ โดยการเริ่มจากเปิดใจให้กว้างหรือลองคิดในมุมใหม่ๆ เริ่มจากตั้งคำถามกับตัวเองว่า “มีวิธีการอื่นๆ ที่จะช่วยให้ทำงานได้ดีกว่า เร็วกว่า ต้นทุนต่ำกว่า และได้ผลลัพธ์ดีกว่าเดิมอีกหรือเปล่า” รวมถึงเปิดให้คนในทีมได้มีพื้นที่เสนอความคิดใหม่ๆ เกี่ยวกับโครงการ เช่น อาจเปิดช่วงระดมสมองทุกคนมาหาวิธีการที่ไม่เคยทำมาก่อนในการรวบรวมข้อมูล การสื่อสารกับลูกค้า และการเพิ่มความสามารถในการบริหารจัดการโครงการ เป็นต้น
3.เข้าใจโครงการอย่างลึกซึ้ง
ก่อนจะเปิดตัวธุรกิจใหม่ ต่อยอดหรือแตกไลน์ธุรกิจออกไปสู่ด้านอื่นๆ ข้อมูลที่ถูกต้องคือสิ่งที่ผู้บริหารมองหาเพื่อช่วยในการตัดสินใจ โดย Project Manager ที่เข้าใจโครงการภายใต้ความรับผิดชอบของตัวเองอย่างลึกซึ้ง จะกลายเป็นผู้มีบทบาทสำคัญในเชิงกลยุทธ์ ที่จะสามารถแนะนำองค์กรได้ว่าควรเดินไปในทิศทางใด และช่วยผลักดันให้กลยุทธ์สร้างความเปลี่ยนแปลงให้องค์กรประสบความสำเร็จ
4.สื่อสารกับผู้สนับสนุนโครงการให้มากขึ้น
ผู้สนับสนุนโครงการ หรือที่เราเรียกกันบ่อยๆว่า “สปอนเซอร์” คือบุคคลหรือกลุ่มบุคคล ที่มีอำนาจในการอนุมัติ ทรัพยากรในการดำเนินงานของโครงการเดินต่อไปได้ ผู้ที่ทำหน้าที่เป็น PMO จึงมักมีความคาดหวังที่ค่อนข้างสูงต่อสปอนเซอร์ในการสนับสนุนโครงการ แต่หลายต่อหลายครั้งที่สปอนเซอร์ไม่สามารถทำได้ตามความคาดหวังของเราเนื่องใจไม่เข้าใจในบทบาทหน้าที่ของเขานัก
ฉะนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับการสนับสนุนจากสปอนเซอร์อย่างเต็มที่ PMO จึงควรจะสื่อสารกับสปอนเซอร์ด้วยความถี่และรูปแบบที่เหมาะสม เพื่อให้สปอนเซอร์รับทราบและทำความเข้าใจ รวมถึงการเตรียมข้อมูลรายละเอียดโครงการเพื่อรองรับการตัดสินใจ รวมทั้งหาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นเพิ่มเติม ในกรณีที่สปอนเซอร์อาจไม่มีความสามารถสนับสนุนให้เกิดการเปลี่ยนแปลงสู่องค์กรได้มากนัก
5.พัฒนาทักษะของตัวเองอยู่เสมอ
ในยุคปัจจุบันที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วและแข่งขันกันสูงขึ้นกว่าในอดีต องค์กรหลายแห่งจึงคาดหวังให้บุคลากร ซึ่งรวมถึง PMO ด้วยนั้น มีทักษะหลากหลายและพร้อมปฏิบัติงานได้ในทันที ดังนั้น อย่ามัวแต่ดูแลโครงการอย่างเดียวจนลืมพัฒนาทักษะต่างๆ ที่จำเป็น เช่น แนวทางการบริหารงานแบบ Agile รวมถึงเสริมความรู้ใหม่ๆ ไม่ว่าจะเป็นด้าน ธุรกิจ หรือ เทคโนโลยีต่างๆ อยู่เสมอ
6.สร้างความเข้าใจว่า PMO เป็นหน่วยงานระยะยาว
หลายองค์กรมองว่า เมื่อจบโครงการหนึ่ง หน้าที่ของ PMO จะสิ้นสุดลงไปด้วย โดยเฉพาะองค์กรที่ทำโครงการพิเศษแค่เฉพาะช่วงใดช่วงหนึ่ง แต่ความเป็นจริงแล้ว ในการพาองค์กรไปสู่การ Agile นั้น PMO มีหน้าที่ช่วยดูแลการดำเนินงานขององค์กรให้เป็นไปตามกลยุทธ์ในระยะยาวเพื่อสร้างธุรกิจที่ยั่งยืน
ด้วยเหตุนี้ จึงต้องสร้างความเข้าใจกับบุคลากรในองค์กรว่า PMO ไม่ใช่หน่วยงานเฉพาะกิจที่อยู่เพียงช่วงสั้นๆ แต่ควรเพิ่มเข้าไปอยู่ในโครงสร้างองค์กรเหมือนหน่วยธุรกิจอื่นๆ เช่น ฝ่ายกลยุทธ์ ฝ่ายการเงิน หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล
สุดท้ายแล้ว จุดเริ่มของการสร้างความเปลี่ยนแปลงก็อยู่ที่เรื่องพื้นฐานอย่างวิธีคิดนั่นเอง และเมื่อปรับวิธีคิดได้ การปลดล็อกขีดจำกัดของธุรกิจในการไปสู่การAgile Transformation ก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
ฉันทชา สุวรรณจิตร์
ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการ Chief Operation Officer (COO)
บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด (Bluebik)
ไม่พลาดบทความด้านกลยุทธ์องค์กรและธุรกิจ ติดตามเราได้ที่ เพจเฟซบุ๊ก Forbes Thailand Magazine