สำหรับคนทำงานระดับบริหารจำนวนมาก เวลาหนึ่งวันนั้นยังแทบไม่เพียงพอสำหรับทำงานให้เสร็จสิ้น มิต้องพูดถึงผู้บริหารระดับซีอีโอซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบสูงสุดต่อความสำเร็จหรือล้มเหลวขององค์กร ความท้าทายสำคัญของพวกเขาคือการที่ถูกจำกัดด้วยเวลาเพียง 24 ชั่วโมงต่อวันเหมือนกับทุกๆ คน แต่มีขอบเขตความรับผิดชอบในการบริหารงานที่มากมายยิ่งกว่า
งานวิจัยล่าสุดจาก
Harvard Business Review ติดตามศึกษาวิธีการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอของผู้บริหารคนสำคัญขององค์กร นักวิจัยได้แก่
Michael E.Porter และ
Nitin Nohria ติดตามศึกษาซีอีโอทั้งหมด 27 คนในระยะเวลา 3 เดือน
ผู้ช่วยของเหล่าผู้บริหารที่เข้าร่วมการศึกษาจะได้รับการฝึกให้ลงข้อมูลเกี่ยวกับผู้บริหารท่านนั้นๆ ว่ามีการใช้เวลาอย่างไร ใช้เวลาไปกับอะไรและกับใคร ซึ่ง Porter กับ Nohria ได้ใช้ข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์จนได้เป็นข้อเท็จจริงและเทรนด์ที่น่าสนใจของการใช้เวลาของผู้บริหาร
ตำแหน่งซีอีโอมาพร้อมกับชั่วโมงการทำงานอันยาวนาน
ในฐานะผู้นำองค์กร ไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจที่จะต้องทำงานมากกว่าพนักงานส่วนใหญ่ในบริษัท ตามรายงานวิจัย ผู้บริหารระดับซีอีโอนั้นทำงานเฉลี่ย 9.7 ชั่วโมงต่อวันทำงาน และยังเพิ่มอีกเฉลี่ย 4 ชั่วโมงต่อวันสำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์ แม้แต่ในวันหยุดเทศกาลหรือพักร้อน เหล่าผู้นำก็ไม่หยุดทำงาน โดยมีค่าเฉลี่ยใช้เวลาทำงาน 2 ชั่วโมงครึ่งต่อวันหยุดเทศกาล
สรุปในภาพรวมแล้ว ซีอีโอทำงานเฉลี่ย 62.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ซึ่งมากกว่าพนักงานประจำทั่วไปที่ทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ถึง 50%
พนักงานระดับปฏิบัติการและลูกค้าคือคนที่ได้รับความสนใจจากผู้บริหารน้อยที่สุด
ด้วยสายธารแห่งการประชุม การวางกลยุทธ์ และภารกิจรัดตัวต่างๆ ที่ไหลบ่าไม่หยุด ทำให้ผู้นำองค์กรมีแนวโน้มสูงที่จะละเลยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบางกลุ่มไปทั้งโดยตั้งใจและไม่ได้ตั้งใจ ค่อนข้างน่าประหลาดใจที่คนบางกลุ่มที่มักจะถูกละเลยมากที่สุดคือพนักงานระดับปฏิบัติการที่เป็นผู้พบเจอกับลูกค้าโดยตรงและตัวลูกค้าเอง
อ้างอิงจากงานวิจัย ซีอีโอจะใช้เวลาไปกับพนักงานระดับปฏิบัติการทั่วไปเพียง 6% ของเวลาทั้งหมดที่มี สิ่งนี้จะทำให้เกิดความท้าทายทันทีที่ผู้บริหารต้องการทราบอย่างชัดเจนเกี่ยวกับการบริหารงานภายในองค์กรหรือภาพลักษณ์วัฒนธรรมองค์กร
ยิ่งน่าตกใจขึ้นไปอีก เมื่อมีช่วงเวลาเพียง 3% ของผู้บริหารที่ใช้ไปกับลูกค้า แม้แต่ตัวผู้บริหารที่เข้าร่วมการวิจัยนี้ยังตกใจกับตัวเลขข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น การให้ความสำคัญแลกเปลี่ยนประสบการณ์กับลูกค้าเพียงน้อยนิดนี้จะทำให้เกิดความท้าทายเช่นกัน เนื่องจากผู้บริหารไม่เห็นภาพที่ชัดเจนว่ามุมมองจากฝั่งลูกค้าเป็นอย่างไร
ผู้บริหารให้ค่ากับการประชุมที่ได้พบตัวจริง
การวิเคราะห์ยังพบกุญแจในการทำงานของซีอีโอ นั่นคือพวกเขาหรือเธอจะให้ความสำคัญกับการประชุมที่ได้พบปะกันจริงๆ และมักจะหลีกเลี่ยงไม่ให้การประชุมทางโทรศัพท์หรือวิดีโอคอลกลายเป็นวิธีประชุมหลักในการทำงาน เกือบ 61% ของชั่วโมงการทำงานของผู้บริหารจะถูกใช้ไปกับการพบปะพูดคุยกับบุคคลต่างๆ เนื่องจากผู้บริหารมองว่าการสร้างความสัมพันธ์เป็นเรื่องจำเป็น
ถ้าหากมีนัดประชุมกับผู้เกี่ยวข้องในภาคส่วนต่างๆ ที่ไม่ได้ทำงานอยู่ในออฟฟิศบริษัท ซีอีโอจะไม่ลังเลในการออกจากออฟฟิศเพื่อไปสร้างเส้นทางธุรกิจข้างนอก ตามรายงานวิจัยนี้พบว่า มากกว่า 50% ของการทำงานของเหล่าผู้บริหารเกิดขึ้นนอกออฟฟิศ ซึ่งหมายรวมถึงการไปประชุมกับผู้เกี่ยวข้อง เช่น พันธมิตรธุรกิจ ลูกค้า นักลงทุน
พวกเขาจำเป็นต้องมีเวลาส่วนตัวเหมือนกับเราทุกคน
สถิติที่น่าประหลาดใจสุดท้ายจากการวิจัยนี้ คือการค้นพบว่าผู้บริหารใช้เวลาถึง 28% เพื่อทำงานในบรรยากาศเป็นส่วนตัว ไม่มีผู้คนแวดล้อม ซึ่งตัวเลขที่ค่อนข้างสูงถึง 1 ใน 4 ของการทำงานนั้นน่าประหลาดใจเมื่อคิดว่าซีอีโอมีประชุมและการสั่งการมากมายแค่ไหน โดยช่วงเวลาทำงานส่วนตัวเหล่านี้ก็คือเวลาที่ซีอีโอจะใช้ทำงานต่างๆ ที่คั่งค้างให้เสร็จสิ้นนั่นเอง
แปลและเรียบเรียงจาก New Harvard Study Reveals How CEOs Really Spend Their Work Time โดย Mark Hall เว็บไซต์ Forbes.com
