หลังยุคโควิด-19 การทำงานแบบไฮบริด (hybrid working) ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นในองค์กรต่างๆ เนื่องจากความต้องการขององค์กรที่จะปรับปรุงพอร์ตอสังหาริมทรัพย์ และลดต้นทุนในการเช่าระยะยาว โดยการเปลี่ยนแปลงไปสู่การทำงานแบบยืดหยุ่นช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวอย่างรวดเร็วให้เข้ากับสภาวะตลาดและความต้องการด้านการดำเนินงานที่เปลี่ยนไป ซึ่งการผสมผสานการทำงานนอกและในสำนักงานอย่างมีกลยุทธ์จะส่งผลให้องค์กรสามารถปรับขนาดพื้นที่ทำงานให้ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลงตามความจำเป็นได้
อย่างไรก็ตามการเปลี่ยนผ่านไปสู่การทำงานแบบไฮบริดให้ประสบความสำเร็จต้องบริหารการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานอย่างรอบคอบ รวมถึงการพิจารณาถึงรูปแบบที่หลากหลายที่จะช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
เทรนด์การทำงานแบบไฮบริด
แผนกที่ปรึกษากลยุทธ์พื้นที่ทำงาน (workplace strategy) CBRE ประเทศไทย ให้นิยามการทำงานแบบไฮบริดหมายถึงการผสมผสานระหว่างการทำงานในสำนักงานและจากสถานที่อื่น (remote working) ซึ่งเป็นรูปแบบการทำงานที่หลายองค์กรใช้ในการปรับตัวเข้าสู่โลกการทำงานยุคใหม่ จากเดิมที่ใช้เพียงสำนักงานเป็นที่ทำงานเปลี่ยนไปเป็นให้พนักงานเลือกที่จะทำงานจากที่อื่นได้ หรือจากเดิมที่สำนักงานจัดสรรพื้นที่ส่วนใหญ่ไปกับโต๊ะทำงานของแต่ละคนก็มีการเพิ่มพื้นที่ที่หลากหลายรูปแบบรองรับการทำงานร่วมกันมากขึ้น โดยมีการใช้เทคโนโลยีทันสมัยสำหรับการเชื่อมต่อการทำงานจากหลายแห่ง
การทำงานแบบไฮบริดจึงเป็นการเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์ทั้งรูปแบบสถานที่ทำงานเหมาะสมและนโยบายการเข้ามาทำงาน ซึ่งช่วยทำให้เกิดประสิทธิภาพและเป็นประโยชน์ต่อบริษัทและพนักงานให้สามารถเลือกสไตล์การทำงานที่เหมาะสมกับตนเองได้ และบริษัทมีโอกาสดึงดูดหรือรักษาพนักงานรุ่นใหม่ที่คาดหวังการทำงานในองค์กรที่มีรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นและทันสมัย รวมถึงบริษัทยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่สำนักงานและลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจได้ด้วยการจัดสรรพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้งานเป็นพื้นที่ส่วนกลาง หรือเป็นพื้นที่ที่สนับสนุนการทำงานและสิ่งอำนวยความสะดวก
สำหรับบริษัทที่กำลังเปลี่ยนรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดควรให้ความสำคัญกับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่มุ่งเน้นความพึงพอใจของพนักงานไปในเวลาเดียวกัน ซึ่งมีคุณสมบัติสำคัญ 4 ข้อ ได้แก่ โต๊ะทำงานส่วนกลาง (shared desking) แบบใช้ร่วมกันสำหรับแผนกและพนักงานไม่จำเป็นต้องใช้โต๊ะส่วนตัว โดยพนักงานสามารถเลือกทำงานในสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมที่สุดในขณะนั้น หรือ “พื้นที่ทำงานตามรูปแบบการทำงาน (activity-based workplace)” ซึ่งช่วยให้ใช้พื้นที่ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
นอกจากนั้น บริษัทยังต้องมีเทคโนโลยีที่ทันสมัย (technology enhancement) ด้วยโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีและระบบที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกสถานที่ทั้งในและนอกสำนักงานอย่างปลอดภัย ทำให้การสื่อสารราบรื่นสำหรับพนักงานที่ทำงานต่างสถานที่ รวมถึง Wi-Fi ที่มีประสิทธิภาพในทุกพื้นที่ของสำนักงาน เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอที่ใช้งานง่าย และแพลตฟอร์มคลาวด์เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานรูปแบบใหม่
ขณะเดียวกันคุณสมบัติการทำงานร่วมกัน (collaboration-focused) ของ hybrid working ทำให้การออกแบบพื้นที่สำนักงานควรเน้นพื้นที่ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและการปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานเมื่อมาสำนักงาน เพื่อส่งเสริมความคิดริเริ่มทางธุรกิจจากการทำงานร่วมกันของทีมให้เพิ่มมากขึ้น รวมถึงการเสริมอำนาจการตัดสินใจให้พนักงาน (employer empowerment) โดยเฉพาะการจัดรูปแบบการทำงานของตนเอง ซึ่งจะช่วยส่งเสริมความรับผิดชอบและความรู้สึกเป็นเจ้าของในงานที่ได้รับมอบหมาย อย่างไรก็ตามนโยบายดังกล่าวขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของแต่ละบริษัท
เพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่ออฟฟิศ
การทำงานแบบไฮบริดที่เพิ่มมากขึ้นส่งผลอย่างเห็นได้ชัดต่อความต้องการพื้นที่สำนักงานตั้งแต่ปี 2564 ซึ่งการนำรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดมาใช้อย่างแพร่หลายส่งผลให้การใช้พื้นที่ร่วมกันเพิ่มขึ้น 30% สะท้อนให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงแนวทางที่บริษัทใช้พื้นที่ของตนเอง โดยในปัจจุบันความต้องการพื้นที่สำนักงานไม่ได้ขับเคลื่อนจากเพียงแค่จำนวนพนักงานเท่านั้น แต่ยังขับเคลื่อนจากการผสมผสานความต้องการทางธุรกิจ นโยบายของสถานที่ทำงาน และพฤติกรรมของพนักงานด้วย
สำหรับผลการสำรวจล่าสุดของ CBRE บริษัทที่ปรึกษาอสังหาริมทรัพย์ระดับโลกเกี่ยวกับมาตรฐานสำนักงานและความคิดเห็นของลูกค้าทั่วโลกพบว่า องค์กรส่วนใหญ่กำหนดให้พนักงานใช้เวลาอย่างน้อยครึ่งหนึ่งทำงานในสำนักงาน โดยมีองค์กรน้อยกว่า 10% ที่กำหนดให้พนักงานเข้าสำนักงานเต็มเวลา และ 63% ขององค์กรที่เป็นกลุ่มสำรวจมีจุดประสงค์หลักในการออกแบบสำนักงานเพื่อรองรับการทำงานในรูปแบบที่แตกต่างกัน (activity-based working) ซึ่ง 44% ของผู้ตอบแบบสอบถามกำลังอยู่ระหว่างเพิ่มการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง (change management) และการลงทุนด้านเทคโนโลยีไว้ในแผนกลยุทธ์การทำงานแบบยืดหยุ่นขององค์กร
ขณะเดียวกันการสำรวจของ CBRE ด้านการจัดการสถานที่ทำงานและการใช้พื้นที่ยังชี้ให้เห็นถึงองค์กรมีการใช้พื้นที่สำนักงานสูงกว่า 100% จำนวนมากขึ้นจากการมีพื้นที่ใช้ร่วมกัน และจำนวนพนักงานที่มากกว่าที่นั่งทำงานในสำนักงาน ซึ่งสอดคล้องกับความเปลี่ยนแปลงสู่การทำงานแบบไฮบริด อย่างไรก็ตามอัตราการใช้พื้นที่จริงทั่วโลกยังต่ำกว่า 40% ทำให้หลายองค์กรกังวลเกี่ยวกับพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้งานและเริ่มมีการนำโซลูชันบริหารการใช้พื้นที่เข้ามาช่วยในระดับที่มากขึ้น เพื่อสนับสนุนการทำงานแบบยืดหยุ่นให้ดียิ่งขึ้น
นอกจากนั้น ในอนาคตองค์กรจะมุ่งเน้นไปที่การเพิ่มพื้นที่สำหรับการใช้งานร่วมกันและตัดพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้งานออกทำให้รูปแบบสถานที่ทำงานแบบไฮบริดเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยองค์กรจำเป็นต้องมีกระบวนการที่สม่ำเสมอในการพัฒนารูปแบบและปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงด้านปริมาณพื้นที่และความต้องการใช้พื้นที่ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของพื้นที่ทำงาน ซึ่งการเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์ดังกล่าวไม่เพียงช่วยลดต้นทุนในการดำเนินงาน แต่ยังช่วยให้การลงทุนด้านอสังหาริมทรัพย์ขององค์กรสอดคล้องกับแนวโน้มพฤติกรรมการทำงานในอนาคต และช่วยให้องค์กรก้าวสู่ความสำเร็จได้ท่ามกลางสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว
สำหรับกระบวนการนี้เริ่มต้นจากการทำความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับพื้นที่ในปัจจุบัน พฤติกรรมของพนักงาน นโยบายสำหรับสถานที่ทำงาน ความต้องการทางธุรกิจ และการคาดการณ์จำนวนพนักงาน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถใช้ในการคำนวณพื้นที่ที่ต้องการสำหรับสำนักงานที่มีรูปแบบทำงานแบบไฮบริด และเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่พนักงานปัจจุบันและอนาคตในการทำงานแบบยืดหยุ่น รวมถึงองค์กรยังสามารถพัฒนาแผนสถานการณ์เพื่อประเมินต้นทุนและผลประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงแต่ละรูปแบบที่อาจเกิดขึ้น
ขณะที่การเปลี่ยนแปลงในตลาดได้ย้ำถึงความสำคัญของการปรับแนวทางในการพัฒนาโครงการอสังหาริมทรัพย์ให้สอดคล้องกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กรต่างๆ และพนักงาน เพื่อให้มั่นใจว่าทุกฝ่ายสามารถก้าวสู่ความสำเร็จได้ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา การยอมรับและปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะส่งเสริมให้เกิดสิ่งใหม่ๆ ในตลาดอสังหาริมทรัพย์ รวมถึงยกระดับความพึงพอใจของผู้คนในเรื่องพื้นที่ทำงาน และส่งผลให้ทุกฝ่ายสามารถสร้างผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพได้
เรื่องราวอื่นๆ ที่น่าสนใจ : Upcycling ไม่ใช่แค่กระแส แต่เป็นอนาคตของโลก
