ผู้นำที่ประสบความสำเร็จไม่ได้มีเวลาในแต่ละวันมากไปกว่าเราทุกคน แต่พวกเขารู้วิธีใช้เวลาอย่างคุ้มค่า พวกเขาไม่ใช่แค่ยุ่งกับการทำงาน แต่การทำงานยังเต็มเปี่ยมด้วยประสิทธิภาพ พวกเขาเหล่านี้ล้วนชำนาญศิลปะการบริหารเวลาเพื่อโฟกัสกับสิ่งสำคัญที่สุด ตัดสิ่งรบกวนและงานที่ไม่มีประโยชน์ออก
หากคุณกำลังมองหาแนวทางใช้เวลาในแต่ละวันให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ลองนำวิธีการเหล่านี้ไปปรับใช้ และพึงระลึกไว้ว่าทุกนาทีมีค่า มาดูกันผู้นำที่ประสบความสำเร็จแต่ละคนบริการจัดการเวลากันอย่างไรบ้าง
1. จัดลำดับความสำคัญและโฟกัสให้ดี
คุณอาจรู้ลำดับความสำคัญของงานต่างๆ แต่คุณได้ลงมือปฏิบัติงานเหล่านี้อย่างเคร่งครัดแล้วหรือยัง? หรือกำลังปล่อยให้ตัวเองวอกแวกไปทำอย่างอื่น?
ผู้นำที่ประสบความสำเร็จรู้ว่างานไหนสำคัญและโฟกัสไปยังงานพวกนั้นก่อนเป็นอันดับแรก ไม่เสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อย่างเป็นรูปธรรมโดยไร้ข้ออ้าง
ยกตัวอย่าง Warren Buffett ซึ่งเป็นที่รู้จักกันดีว่าใช้กลยุทธ์ “แบ่ง 2 รายการ” โดยเริ่มจากเขียนรายการเป้าหมาย 25 ข้อ จากนั้นเลือกวงที่สำคัญที่สุดเพียง 5 ข้อ และไม่ว่าจะอย่างไรก็ตาม ให้หลีกเลี่ยงเป้าหมายที่เหลือทั้งหมด จดจ่อกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ แทนที่จะถูกหันเหความสนใจด้วยงานเล็กๆ น้อยๆ
ในการนำกลยุทธ์นี้มาปรับใช้ ให้เขียนรายการงานที่สำคัญที่สุดในแต่ละวันขึ้นมา 3 ข้อ งานเหล่านี้ควรจะส่งผลกระทบที่ใหญ่พอจะพาคุณไปสู่เป้าหมาย ตั้งใจทำงานเหล่านี้ให้เสร็จสิ้นเสียก่อนที่จะไปทำอย่างอื่น และอย่าลืมทำให้แน่ใจว่าเวลาของคุณจะไม่ถูกใช้ไปกับสิ่งที่คนอื่นคิดว่าเป็นเรื่องเร่งด่วน
2. ขจัดการตัดสินใจที่ไม่จำเป็นออก
ความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจ (Decision Fatigue) มีอยู่จริง ผู้นำธุรกิจที่ประสบความสำเร็จต่างลดความซับซ้อนของกิจวัตรเพื่อลดตัวเลือกต่างๆ ที่พวกเขาต้องตัดสินใจในแต่ละวัน ดังเช่นกรณีของ Mark Zuckerberg ที่สวมใส่เสื้อผ้าแบบเดิมๆ ทุกวัน จะได้ไม่ต้องเสียเวลาและพลังงานคิดว่าจะแต่งตัวอย่างไรดี
แนวคิดนี้ต่อยอดได้ไกลกว่าแค่การเลือกเสื้อผ้า ผู้นำชั้นยอดล้วนมองหาตัวช่วยหรือลดขั้นตอนในการทำกิจกรรมต่างๆ ให้ได้มากที่สุด เริ่มจากกิจวัตรประจำวันก่อนเป็นอันดับแรก ในส่วนของการทำงาน ให้สร้างเทมเพลต (Template) สำหรับงานที่ต้องทำซ้ำๆ นำระบบจัดตารางเวลาอัตโนมัติ (Automate Schedule) มาใช้ หรือไม่ก็ตั้งค่าการตอบคำถามโดยพื้นฐานเอาไว้
บางครั้งการจ่ายเงินเพื่อช่วยให้ชีวิตดีขึ้นก็เป็นทางเลือกที่น่าสนใจ ลองมองหาผู้ช่วยเสมือนออนไลน์ (Virtual Assistant) ให้มารับมือกับงานที่คุณต้องทำซ้ำๆ ทุกสัปดาห์ ยิ่งคุณใช้เวลาน้อยลงกับสิ่งไม่สำคัญ คุณก็จะยิ่งเหลือพลังงานไปใช้กับสิ่งสำคัญมากขึ้น เก็บสมองของคุณไว้ทำสิ่งที่จำเป็นดีกว่า
3. รักษาเวลาเยี่ยงชีพ
บรรดาผู้นำชั้นยอดต่างรักษาเวลายิ่งกว่าทรัพย์สินล้ำค่าชิ้นใด ยกตัวอย่าง Ingvar Kamprad ผู้ก่อตั้ง IKEA ที่แบ่งเวลาในแต่ละวันด้วย “กฎ 10 นาที” เขาจะใช้เวลาทุก 10 นาทีให้เกิดประโยชน์มากที่สุด เพื่อให้มั่นใจว่าทุกนาทีจะผ่านไปโดยไม่เสียเปล่า การปฏิบัติตามกฎนี้อย่างเคร่งครัดช่วยให้เขาสามารถโฟกัสกับงานสำคัญและหลีกเลี่ยงกิจกรรมที่สิ้นเปลืองเวลาซึ่งอาจเบียดเบียนตารางงานของเขา
จัดการแต่ละนาทีอย่างแม่นยำ ล็อกตารางเวลาไว้สำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิและการจดจ่อ แบ่งเวลาสำหรับการประชุม อีเมล และกิจกรรมอื่นๆ ที่มีแนวโน้มกินเวลาของคุณให้ชัดเจน
ปฏิเสธสิ่งที่ไม่สอดคล้องกับงานสำคัญของคุณ และอย่าลังเลที่จะขจัดสิ่งรบกวนออกไปให้หมด มีแค่ตัวคุณเองเท่านั้นที่รักษาเวลาของคุณได้
4. แบ่งสรรงานต่างๆ ให้คนอื่นบ้าง
ไม่มีผู้นำคนไหนจะพิชิตเป้าหมายได้ด้วยตัวคนเดียว เจ้าของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จหลายคนแบ่งสรรงานแก่ทีมที่เชื่อใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้พวกเขาช่วยจัดการงานซึ่งผู้นำไม่จำเป็นต้องลงมือทำเอง
Jeff Bezos เคยพูดถึงความสำคัญของการคิดเพื่อตัดสินใจอย่างมีคุณภาพในเวลาสั้นๆ และส่วนที่ขาดไม่ได้ในการจะทำเช่นนั้น คือต้องรู้ว่าควรปล่อยงานให้คนอื่นทำเมื่อไหร่ วัตถุประสงค์ของการเคลียร์ตารางเวลาก็เพื่อทำงานซึ่งมีเพียงแค่คุณเท่านั้นที่ทำได้
Sara Blakely ผู้ก่อตั้ง Spanx กล่าวว่า “ถ้าคุณคิดว่าใครสักคนสามารถทำงานได้ถึง 80% เทียบการที่คุณลงมือทำเอง ก็ส่งต่อให้เขาทำเลย!”
เริ่มต้นอย่างแข็งแกร่ง มองหางานที่คนอื่นๆ สามารถรับมือได้ จากนั้นก็ปล่อยให้ทีมของคุณรับผิดชอบโดยที่คุณคอยสนับสนุนพวกเขา สร้างทักษะและความมั่นใจแก่ผู้คนรอบตัวคุณ เพื่อที่พวกเขาจะได้มีกำลังใจทำงานอย่างดีเยี่ยมแม้คุณไม่ได้อยู่คอยชี้แนะก็ตาม
ฝึกฝนการบริหารจัดการเวลาให้เชี่ยวชาญ
อย่าเพียงแค่ยุ่งกับการทำงาน แต่จงทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ลำดับความสำคัญและปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออก รักษาเวลาอันมีค่าของคุณให้ดี และแบ่งงานให้คนอื่นทำบ้าง
ดำเนินรอยตามแนวทางของบรรดาผู้นำที่ประสบความสำเร็จระดับโลก เพื่อทำงานและจดจ่อกับเป้าหมายให้ได้มากขึ้นโดยที่ไม่ต้องเคร่งเครียดมากนัก คอยดูแลทุกอย่างให้เรียบร้อย มีจุดมุ่งหมายชัดเจน และใช้เวลาในแต่ละสัปดาห์ให้คุ้มค่ากว่าเดิม
แปลและเรียบเรียงจาก Time Management Hacks From The World’s Most Successful Leaders โดย Jodie Cook
เรื่องราวอื่นๆ ที่น่าสนใจ : 5 เคล็ดลับพิชิตเป้าหมาย เปลี่ยนตัวเองรับปีใหม่ ไม่ให้หมดกำลังใจระหว่างทาง
ไม่พลาดบทความและเรื่องราวน่าสนใจอื่นๆ ติดตามเราได้ที่เฟซบุ๊ก Forbes Thailand Magazine