ต้องยอมรับว่าทุกวันนี้โลกธุรกิจในยุคดิจิทัลมีการเปลี่ยนแปลงแบบก้าวกระโดด ความรวดเร็วกลายเป็นปัจจัยสำคัญในการตอบโจทย์ผู้บริโภค รูปแบบ "การทำงานแบบ Agile" อาจตอบโจทย์ในการสร้างองค์ให้ยั่งยืน
เนื่องจากพฤติกรรมของผู้บริโภคยุคดิจิทัลเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา และมีความท้าทายใหม่ๆ เกิดขึ้นอยู่เสมอ ส่งผลให้องค์กรยักษ์ใหญ่ต้องพร้อมและตื่นตัวกับการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง หลายต่อหลายครั้งที่บริษัทสามารถสร้างสรรค์สินค้าหรือบริการที่ตรงใจความต้องการของลูกค้าได้ แต่ทว่าออกมาในเวลาที่ช้าเกินไป ก็ส่งผลให้ไม่ประสบความสำเร็จเพราะความต้องการของลูกค้าได้เปลี่ยนไปแล้ว ดังนั้นผู้ประกอบการและผู้บริหารในยุคนี้จึงต้องเรียนรู้คำว่า
Fail fast, fail often คือ ยอมรับความผิดพลาดได้หลายครั้ง แต่ต้องผิดพลาดให้เร็วและแก้ไขปรับตัวให้เร็วตามด้วย เพื่อเรียนรู้ความผิดพลาดจากครั้งก่อนจนสามารถสร้างสินค้าและบริการที่ตอบโจทย์ผู้บริโภคอย่างทันท่วงที
แน่นอนว่าองค์กรยักษ์ใหญ่ทั้งหลายต่างรู้ดีว่าตนเองต้องปรับตัวให้เท่าทันการเปลี่ยนแปลงที่ แต่องค์กรขนาดใหญ่ มักประสบกับปัญหาเรื่องลำดับขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่มากมาย โดยแต่ละแผนกทำงานกันแบบ Silo ส่งผลให้เคลื่อนตัวได้ช้า เช่นการจะออกสินค้าหรือบริการใหม่แต่ละที มีลำดับขั้นตอนที่ยุ่งยาก ต้องผ่านการอนุมัติจากหลายฝ่าย ประสานงานได้ยากเนื่องจากแต่ละฝ่ายทำงานแยกกันจนทำให้ทุกอย่างช้าไปหมด กว่าจะออกสินค้าหรือบริการได้ก็ไม่ทันการเสียแล้วจนเกิดความเสี่ยงที่จะโดนบริษัทขนาดเล็กอย่างเช่น Startup ที่มีความสามารถและความคล่องตัวสูงมา Disrupt โดยการออกผลิตภัณฑ์และบริการต่างๆได้รวดเร็วกว่า ถึงแม้ว่าประสบการณ์ที่มีจะไม่เท่าองค์กรใหญ่ๆ แต่เมื่อได้ทดลองปรับเปลี่ยนไปเรื่อยๆ สุดท้ายบริษัทที่มีความคล่องตัวสูงเหล่านี้ก็จะได้ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เหนือกว่าในที่สุด
ฉีกกฎการทำงานแบบเก่าๆด้วย Agile methodology
การทำงานแบบ Agile เริ่มโด่งดังมาก่อนในฝั่งของ IT เนื่องจากก่อนหน้านี้องค์กรส่วนใหญ่มีรูปแบบการทำงานแบบ
Waterfall process คือมีการวางแผนการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบโครงการในรอบเดียว ซึ่งวิธีการทำงานดังกล่าวทำให้องค์กรต้องประสบกับปัญหาหลักคือ กว่าจะเจอความผิดพลาดก็อาจจะสายไปเสียแล้ว เนื่องจากการทำงานแบบ Waterfall เป็นการวางแผนและคิดให้จบในรอบเดียว ไม่มีการย้อนกลับไปที่ขั้นตอนก่อนหน้า ดังนั้นเมื่อเจอเรื่องผิดพลาดตอนที่วางแผนและลงมือทำทุกอย่างไปแล้ว จึงเป็นเรื่องยากที่จะกลับไปแก้ไขที่จุดเริ่มต้น นอกจากนี้การทำงานแบบเดิมๆขององค์กรใหญ่ยังมีลักษณะของการทำงานแยกส่วนหรือ Silo ทำให้การประสานงานระหว่างกันเป็นไปได้ลำบาก
ปัญหาที่เกิดขึ้นจากโครงสร้างการทำงานและกระบวนการแบบเดิมๆ นั้น อาจจะถูกแก้ได้ด้วยวิธีการบริหารแบบใหม่ที่เน้นความคล่องตัวหรือที่เรียกกันว่า
Agile Methodology ซึ่งเน้นการทำงานในทีมที่ประกอบไปด้วยบุคลากรจากหลายสายงาน (Cross-functional team) ที่เรียกว่า Agile squad และเปลี่ยนวิธีการทำงานจากการกำหนดเป้าหมายแบบมุ่งไปครั้งเดียวเป็นการวางแผนและส่งมอบงานทีละชิ้นๆ เพื่อให้สามารถรับมือกับปัญหาหรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเล็กๆน้อยๆได้ และสามารถแก้ไขได้ทันท่วงที
หลักการของทำงานแบบ Agile นั้นจริงๆ แล้วไม่ได้ซับซ้อน แต่ทรงพลังมาก โดยหลักการทำงานของ Agile ที่เห็นได้ชัดมักประกอบด้วย
- มีการทำงานแบบ Cross-functional team คือการนำบุคคลที่มาจากสายงานที่ต่างกัน มานั่งทำงานด้วยกัน ไม่ได้แยกแผนก ซึ่งส่งผลให้การประสานงานเป็นไปได้อย่างง่ายดาย รวมทั้งสามารถรับรู้ปัญหาและแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว
- ทีมมีอำนาจในการในการตัดสินใจและกำหนดทิศทางของงาน คนที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติงานใน Agile squad มักจะได้รับอำนาจในการตัดสินใจที่เพียงพอเพื่อไม่ให้ต้องมีการต้องเข้าสู่กระบวนการที่ล่าช้าขององค์กร โดยคนที่กำหนดทิศทางของสินค้าหรือบริการ หรือ Product Owner ควรมีอำนาจตัดสินใจได้ด้วยตัวเอง เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการทำงาน และไม่ต้องรอผ่านการอนุมัติจากใคร
- ใช้บุคลากรที่ทำงานเพื่อโครงการนี้โดยเฉพาะ (Dedicated resources) มีการแต่งตั้งคนที่รับผิดชอบงานในแต่ละส่วน เพื่อโฟกัสใน Scope งานของโครงการที่ได้รับมอบหมายมาไม่ให้
- ทำงานเป็นชิ้นเล็กๆ การทำงานแบบ Agile มักกำหนดเป้าหมายระยะสั้น และส่งมอบชิ้นงานเป็นชิ้นเล็กๆแล้วค่อยๆทำเพิ่มไปเรื่อยๆ แล้วหากเจอข้อผิดพลาดหรือการเปลี่ยนแปลง ค่อยปรับเปลี่ยนการทำงานไปเรื่อยๆในแต่ละ รอบสั้นๆที่เรียกว่า Sprint
- รับรู้สถานะของโครงการได้อย่างชัดเจน ทุกคนจะต้องสื่อสารและรับรู้ปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการ รวมทั้งความคืบหน้าของโครงการให้ทั้งทีมได้รู้ เพื่อให้เกิดความชัดเจนและการวัดผลที่จับต้องได้
- เรียนรู้ข้อผิดพลาดและข้อดีได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากการทำงานเป็น รอบเล็กๆ ทำให้เกิดการเรียนรู้ข้อผิดพลาดจากครั้งก่อนๆ และสามารถหาข้อบกพร่องและข้อดีในการทำงานได้อย่างรวดเร็ว
หลักการ Agile Methodology VS Waterfall Process
Agile มุ่งเน้นความคล่องตัวในการทำงาน แต่ส่งผลบวกในด้านอื่นๆด้วย
การทำงานในรูปแบบ Agile ไม่ได้ช่วยแค่ในเรื่องของการคล่องตัวในการทำงาน แต่ยังส่งผลให้คุณภาพของงานหรือสินค้าและบริการที่ออกมามีประสิทธิภาพมากขึ้นและตอบโจทย์ความต้องการในตลาดได้ดีกว่า เนื่องจากการให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมาอยู่ในทีมเดียวกันทำให้ไม่มีกำแพงระหว่างฝ่าย ทำให้การเกิดการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ จากการระดมสมอง ส่งผลให้สินค้าและบริการที่ทำออกมาได้รับการพิจารณาและปรับปรุงจากทุกฝ่ายพร้อมๆ กัน ทำให้เกิดความคิดที่รอบคอบ ตอบโจทย์ความต้องการผู้บริโภคและมีข้อผิดพลาดน้อย ที่สำคัญที่สุดคือการร่วมงานอย่างใกล้ชิดและการสื่อสารที่ชัดเจนทำให้ความสัมพันธ์ของผู้ร่วมงานในทีมดีขึ้นอย่างชัดเจน
เลือกที่จะใช้ Agile ในบางโครงการ หรือ เลือกปฏิรูปทั้งองค์กร (Agile at scale) ?
ไม่ใช่ทุกโครงการที่จำเป็นต้องใช้วิธีการบริหารแบบ Agile แต่ทุกองค์กรควรเรียนรู้วิธีการบริหารลักษณะนี้เพื่อให้สามารถเลือกได้ว่าโครงการหรือส่วนงานไหนควรบริหารแบบ Agile องค์กรที่ต้องการความคล่องตัวที่สูงมากและพร้อมจะเปลี่ยนแปลงขนานใหญ่ อาจตัดสินใจปฏิรูปองค์กร เพื่อใช้ Agile ทั้งองค์กร หรือที่เราเรียกกันว่า Agile at scale ซึ่งต้องใช้ความพยายามเป็นอย่างมากและใช้เวลาในการเปลี่ยนแปลงเป็นเวลานานหลายปี
Agile ไม่ใช่แค่รูปแบบในการทำงานแต่ต้องคำนึงถึงวัฒนธรรมและทัศนคติในการทำงานด้วย
ความสำคัญของการนำ Agile มาประยุกต์ใช้ คือการปรับวัฒนธรรมการทำงานและทัศนคติของคนในองค์กรให้สอดคล้องกับกรอบการทำงานของ Agile methodology กล่าวคือทีมต้องทำงานโดยมุ่งเน้นประสิทธิภาพและผลลัพธ์ กล้าตัดสินใจ เรียนรู้ที่จะทำงานร่วมกันกับคนในทีมซึ่งมาจากคนละสายงาน และเปิดกว้างกับความคิดของผู้อื่น
ดังนั้นการนำแนวคิดแบบ Agile ไปใช้ ไม่ใช่แค่การนำกระบวนการต่างๆไปบังคับใช้กับทุกคน แต่ต้องเริ่มต้นที่การเปลี่ยนวัฒนธรรมการทำงาน ซึ่งต้องถูกแสดงให้เห็นตั้งแต่ระดับผู้บริหารลงมาสู่ทีม เพื่อให้คนในทีมเห็นตัวอย่างที่ดี และเกิดการปฏิบัติตาม ผลจากการเปลี่ยนแปลงโดยรวมทั้งหมดนี้เองจะเป็นตัวช่วยสำคัญในการผลักดันธุรกิจให้ขับเคลื่อนไปอย่างรวดเร็วในโลกที่ต้องแข่งขันด้วยความคล่องตัว
